L'utilisation du reporting par les entreprises en Suisse
La société Connect-i a réalisé une étude auprès de plus de 100 entreprises de Suisse, afin d'analyser les habitudes en termes de réalisation de reporting, ainsi que leur appréciation de leurs outils de reporting.
La société Connect-i est spécialisée dans le développement d'applications web Saas (Service as a software), notamment les applications de reporting et de e-learning. Le but de la présente étude est donc de cerner les dernières évolutions du marché, afin de mieux comprendre les besoins des utilisateurs, et adapter nos produits au mieux.
Dans cette étude le mot « reporting » doit être pris au sens large, c'est-à-dire incluant aussi bien le pilotage stratégique (faisant intervenir la notion de balanced scorecard) que le reporting opérationnel, faisant intervenir plus de l'analyse de données. Il en ressort que le reporting est de plus en plus une préoccupation des entreprises, et gagne progressivement les PME, auparavant hésitantes avant de franchir le pas. Environ la moitié des sociétés sondées utilisent un outil de reporting, une large majorité étant satisfaite de leur outil. Ce reporting est plus utilisé pour l'instant comme outil d'analyse de données, que comme tableau de bord prospectif. Parmi les principales demandes d'amélioration des utilisateurs figurent le prix de revient, la performance en termes de rapidité de réponse aux requêtes, et la flexibilité de l'outil.
Sommaire
- Contexte global de l'étude1
- Parmi les sociétés équipées d'un logiciel de reporting2
- Quelques données globales3
- Une utilisation plutôt orientée vers l'analyse de données4
- Des utilisateurs globalement satisfaits5
- Parmi les sociétés n'utilisant pas de logiciel de reporting6
- Conclusion7
- Obtenir l'étude au format PDF8
Contexte global de l'étude
101 entreprises ont accepté de participer à cette étude. Parmi celles-ci, de nombreux secteurs étaient représentés, avec une forte prédominance des secteurs horlogers et médicaux.
L'éventail d'entreprises consultées comporte aussi bien des PME que des grandes entreprises, occupant jusqu'à 1700 collaborateurs. Ont été pris en compte uniquement les collaborateurs sur le territoire suisse, et non les collaborateurs à l'échelle mondiale pour les sociétés présentes dans plusieurs pays.
Nos interlocuteurs dans cette étude travaillent très majoritairement soit dans la direction de l'entreprise, soit dans les départements des ventes, de la finance, ou de l'informatique.
A peu près la moitié des personnes contactées utilisent un outil de reporting. A noter que les sociétés équipées comptent en moyenne 248 collaborateurs, contre 79 collaborateurs en moyenne pour les sociétés non équipées. Ceci s'expliquant simplement par le fait que les sociétés de plus grande importance ont éprouvé plus tôt le besoin de s'équiper, afin de maîtriser une activité de plus grande ampleur.
Parmi les sociétés équipées d'un logiciel de reporting
Les sociétés équipées d'un outil de reporting se sont majoritairement équipées durant les 5 dernières années. Les départements les plus demandeurs sont les ventes, les achats, ainsi que la finance. L'utilisation faite est plus du type « analyse de données », bénéficiant d'une mise à jour très régulière des données. La très grande majorité des utilisateurs sont satisfaits de leur solution, et se disent prêts à recommander l'utilisation d'un outil de reporting à d'autres sociétés, avec un bémol en ce qui concerne le prix de revient, la flexibilité, et la performance des outils.
L'installation d'une solution de reporting dans ces sociétés a majoritairement été faite il y a moins de 5 ans, avec très peu de corrélation avec la taille de la société. Ceci peut être rapproché à la période à laquelle les solutions de reporting ont commencé à être matures.
A noter que de nombreuses sociétés emploient en parallèle plusieurs solutions de reporting, selon les besoins particuliers de chaque département. Nous avons dans ce cas pris en compte la date d'installation de la première solution de reporting.
Les départements utilisant le plus un outil de reporting sont les ventes, les achats, ainsi que la finance. Nombreuses sont les sociétés utilisant un outil de reporting à l'échelle globale de l'entreprise, ou pour plusieurs départements. Dans le graphique ci-contre nous avons compté le nombre de fois qu'a été cité chaque département au sein de nos différents sondages.
Le nombre d'utilisateurs est assez variable, une majorité d'entreprise comptant moins de 20 utilisateurs, et un peu moins de ¼ des entreprises sondées comptant plus de 50 utilisateurs. Le ratio moyen entre le nombre de collaborateurs ayant accès à l'outil de reporting et le nombre total de collaborateurs est de 28% (très variable naturellement selon les secteurs, axés service ou production).
La mise à jour des données est à la très large majorité faite en temps réel ou sur une base journalière, ce qui semble normal puisque réside en ce point la principale force des outils automatisés de reporting.
Concernant les critères prépondérants lors du choix de leur solution de reporting, deux aspects se distinguent très nettement du lot, et sont la flexibilité (facilité d'adaptation de la solution selon les propres besoins de chaque entreprise, adaptation aux méthodes de travail et de consolidation de chaque entreprise) et la performance (rapidité à laquelle sont traitées les requêtes).
Une utilisation plutôt orientée vers l'analyse de données
L'utilisation faite de l'outil de reporting semble majoritairement être de l'analyse de données, servant à la gestion opérationnelle, et dans une plus faible mesure des tableaux de bord, destinés au pilotage stratégique. En d'autres termes l'analyse de données est plutôt explicative (étudier les données du passé pour comprendre, et dresser les bilans), et les tableaux de bord plutôt prédictifs (élaborer une stratégie, la décliner sous forme d'objectifs opérationnels, qui seront suivis à l'aide du tableau de bord prospectif (ou balanced scorecard).
Cette prédominance de l'analyse de données se retrouve dans :
- La présentation des rapports, plutôt majoritairement sous forme de tableaux ou mixte (les tableaux de bord faisant plutôt appel à des graphiques, rapidement lisibles).
- La fréquence de modification des indicateurs (pour un fort pourcentage « à la demande »), les tableaux de bord devant être par définition calés à une stratégie, qui s'affine et évolue en continue (ou tout au moins annuellement) et nécessitent donc des adaptations plus régulières des indicateurs.
Enfin, 65% des personnes sondées travaillent avec des outils accessibles depuis une interface web, permettant d'accéder à ses données très facilement, quel que soit le lieu où l'on se trouve depuis un simple navigateur internet.
Des utilisateurs globalement satisfaits
Les utilisateurs des solutions de reporting sont globalement satisfaits de leur outil : 86% estiment que cela leur a apporté des gains de façon certaine, et seulement 6% estiment qu'aucun gain n'a été apporté. Parmi les gains apportés, les mots qui sont revenus le plus souvent sont : productivité, visibilité, et réactivité.
Plus de 90% des entreprises sondées qui utilisent un logiciel de reporting recommanderaient à d'autres entreprises l'utilisation d'un tel outil.
Enfin, parmi les aspects où les utilisateurs sont le moins satisfaits, on retrouve le prix de revient, suivi par la flexibilité et l'évolutivité, comme le montre le graphique ci-contre. Dans cette question il était demandé aux personnes sondées de noter différents critères entre 0 et 5 (0 étant la plus mauvaise note et 5 la meilleure).
Parmi les sociétés n'utilisant pas de logiciel de reporting
Parmi les sociétés n'utilisant pas d'outil de reporting, 70% réalisent un reporting, principalement manuellement avec Excel.
Seuls 26% envisagent de s'équiper. Les raisons invoquées par les sociétés n'envisageant pas encore de s'équiper sont : la petite taille de leur structure, l'inexistence d'un besoin ou d'une volonté de la direction, le manque de temps pour gérer le projet, ou le manque de budget.Parmi ces personnes, les critères de choix de leur futur logiciel de reporting, seraient le prix de revient, la performance, puis la flexibilité ; critères assez similaires à ceux évoqués par les sociétés déjà équipées.
Conclusion
Les résultats de cette étude en Suisse sont comparables à ceux réalisés par certains cabinets de conseil au niveau mondial. Le taux d'équipement est plus élevé dans les sociétés de plus grande taille, ce qui est logique, mais on note une part non négligeable de PME déjà équipées ou souhaitant s'équiper.
On notera la prise de conscience assez importante de la nécessite de réaliser un suivi de ses résultats, avec un certain nombre de personnes fermement convaincues.
Beaucoup de sociétés utilisent encore leur outil de reporting pour l'analyse des données, la prochaine étape étant probablement le passage à une utilisation du type « tableau de bord prospectif », permettant de suivre de près la mise en pratique d'une stratégie, et d'anticiper au plus tôt les petits grains de sable susceptibles d'enrayer les rouages de cette stratégie. Ceci se fait en général dans une deuxième étape, une fois un degré de confiance suffisant acquis dans les données. La phase préliminaire d'utilisation en termes d'analyse de données permettra notamment d'atteindre cet objectif, en faisant ressortir toutes les anomalies présentes dans les bases de données.
Nous terminons cette étude en adressant tous nos remerciements aux personnes ayant accepté de nous consacrer un peu de leur temps afin de répondre à notre sondage.
